PEMASARAN MENGGUNAKAN SURAT ELEKTRONIK (Email Marketing)
1. KONSEP EMAIL MARKETING
Pemasaran menggunakan surat elektronik memiliki tujuan untuk menjual, mempromosikan, menginformasikan, menjalin hubungan serta membujuk konsumen yang dikemas dalam bentuk newsletter atau surat elektronik promosi. Email marketing adalah teknikpemasaran menggunakan media internet dan surat elektronik dengan tujuan menjalin hubungan dan menyampaikan pesan pemasaran (promosi) untuk menarik pelanggan.
Beberapa alasan mengapa surat elektronik menjadi salah satu teknik pemasaran yaitu:
a. Cepat dan sederhana. surat elektronik dapat dikirim dalam skala besar(banyak konsumen), konten atau isi surat elektronik dapat dibuat berbeda-beda sesuai dengan detail kontak konsumen. Hanya dengan menekan tombol kirim maka semua surat elektronik yang telah di desain langsung terkirim, begitu cepat.
b. Jangkauan. Surat elektronik sebagai alat yang ideal untuk pemasaran langsung terutama dengan target pasar yang tersebar dibeberapa lokasi geografis.
a. Cepat dan sederhana. surat elektronik dapat dikirim dalam skala besar(banyak konsumen), konten atau isi surat elektronik dapat dibuat berbeda-beda sesuai dengan detail kontak konsumen. Hanya dengan menekan tombol kirim maka semua surat elektronik yang telah di desain langsung terkirim, begitu cepat.
b. Jangkauan. Surat elektronik sebagai alat yang ideal untuk pemasaran langsung terutama dengan target pasar yang tersebar dibeberapa lokasi geografis.
c. Hemat, Biaya yang dikeluarkan sangat murah dibandingkan dengan pilihan pemasaran tradisional seperti media cetak, televisi dan radio, Hemat biaya karena buget yang dikeluarkan per kontak surat elektronik ditambah dengan berlangganan bulanan aplikasi/layanan surat elektronik dan biaya koneksi yang digunakan untuk mendistribusikan surat elektronik sangat murah jika dibandingkan dengan media cetak dan ongkos pengirimannya.
d. Membangun/menjalin hubungan, dengan mengirim surat elektronik kepada konsumen secara teratur dari waktu ke waktu. konsumen merasa diperhatikan, dimana hal tersebut merupakan kunci untuk menjalin hubungan. Nawala (Newsletter) merupakan contoh tentang bagaimana surat elektronik
e. Meningkatkan trafik(tingkat/banyaknya kunjungan pengguna). Surat elektronik dapat membantu meningkatkan kunjungan pengguna internet ke website perusahaan hal ini terjadi ketika konsumen mengklik link konten yang mengarahkan ke website perusahaaan tersebut.
d. Membangun/menjalin hubungan, dengan mengirim surat elektronik kepada konsumen secara teratur dari waktu ke waktu. konsumen merasa diperhatikan, dimana hal tersebut merupakan kunci untuk menjalin hubungan. Nawala (Newsletter) merupakan contoh tentang bagaimana surat elektronik
e. Meningkatkan trafik(tingkat/banyaknya kunjungan pengguna). Surat elektronik dapat membantu meningkatkan kunjungan pengguna internet ke website perusahaan hal ini terjadi ketika konsumen mengklik link konten yang mengarahkan ke website perusahaaan tersebut.
Terdapat 2 jenis surat elektronik komersial yaitu:
a) Surat elektronik promosi(email promotion)
a) Surat elektronik promosi(email promotion)
Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang dirancang dan dibuat berdasarkan tujuan tertentu, dimana konsumen diharapkan langsung melakukan tindakan atas informasi yang dikirimkan, biasanya berisikan informasi penawaran produk, diskon, musik gratis, voucher dan lain-lain.
b) Retention-based e-mails(newsletter/nawala)
Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang digunakan dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu berhubungan dengan urusan bisnisnya. Pengiriman newsletter secara teratur memungkinkan pihak yang terkait terjaga kelangsungan hubungannya dalam waktu yang lama.
Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang digunakan dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu berhubungan dengan urusan bisnisnya. Pengiriman newsletter secara teratur memungkinkan pihak yang terkait terjaga kelangsungan hubungannya dalam waktu yang lama.
Ketika kita melakukan suatu transaksi dengan suatu perusahaan maka perusahaan tersebut akan mengirimkan surat elektronik komersial dan surat elektronik transaksi (Transaction email). Surat elektronik transaksi berisikan informasi-informasi transaksi seperti konfirmasi pengiriman barang, informasi bagaimana barang harus dikembalikan jika terdapat kesalahan atau produk yang tidak sesuai.
1. Bagian Dari Surat Elektronik
a) Preheader
a) Preheader
Preheader adalah satu atau dua baris teks yang ditampilkan di bagian atas surat elektronik(header). Baris teks tersebut yang akan mengarahkan pengguna surat elektronik untuk "Melihat surat elektronik secara online". Preheader dapat dimanfaatkan untuk mengarahkan surat elektronik ke versi mobile.
b) Header
Bagian header terdiri dari "ke(To)", "dari(From)" dan " membalas(Reply)", pada bagian ini dapat dipergunakan untuk membangun hubungan. Dengan kata lain, Pembaca(pemilik surat elektronik) memahami bahwa newsletter tersebut unik dan dikirim ke pribadi oleh pengirim. Menggunakan alamat email perusahaan pribadi untuk "membalas" dapat menciptakan keakraban.
Bagian header terdiri dari "ke(To)", "dari(From)" dan " membalas(Reply)", pada bagian ini dapat dipergunakan untuk membangun hubungan. Dengan kata lain, Pembaca(pemilik surat elektronik) memahami bahwa newsletter tersebut unik dan dikirim ke pribadi oleh pengirim. Menggunakan alamat email perusahaan pribadi untuk "membalas" dapat menciptakan keakraban.
c) Subyek Line
Bagian/Baris subjek dapat menjadi bagian terpenting dari surat elektronik baris subjek membantu pembaca dalam mengidentifikasi surat elektronik, dan juga menarik pembaca untuk membukanya.
Bagian/Baris subjek dapat menjadi bagian terpenting dari surat elektronik baris subjek membantu pembaca dalam mengidentifikasi surat elektronik, dan juga menarik pembaca untuk membukanya.
d) Personalisasi Ucapan
Dengan basisdata yang memiliki kemampuan untuk menyimpan nama pembaca, maka dapat dimungkinkan untuk melakukan personalisasi ucapan dari surat elektronik.
Dengan basisdata yang memiliki kemampuan untuk menyimpan nama pembaca, maka dapat dimungkinkan untuk melakukan personalisasi ucapan dari surat elektronik.
e) Body(tubuh)
Pada bagian inilah isi surat elektronik dibuat, jangan tergoda untuk menggunakan terlalu banyak gambar karena dapat meningkatkan ukuran surat elektronik dan mengaburkan isi apabila gambar tidak berhasil ditampilkan.
Pada bagian inilah isi surat elektronik dibuat, jangan tergoda untuk menggunakan terlalu banyak gambar karena dapat meningkatkan ukuran surat elektronik dan mengaburkan isi apabila gambar tidak berhasil ditampilkan.
f) Footer
Bagian footer pada surat elektronik dapat membantu untuk membangun konsistensi, dimana perusahaan dapat menempatkan rincian kontak yang mencakup nama dan kontak email perusahaan. Hal ini dapat juga mencakup kebijakan privasi pengirim . Salah satu cara untuk menambah daftar alamat surat elektronik adalah menambahkan link "teruskan ke teman " di footer.
Bagian footer pada surat elektronik dapat membantu untuk membangun konsistensi, dimana perusahaan dapat menempatkan rincian kontak yang mencakup nama dan kontak email perusahaan. Hal ini dapat juga mencakup kebijakan privasi pengirim . Salah satu cara untuk menambah daftar alamat surat elektronik adalah menambahkan link "teruskan ke teman " di footer.
2. Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam penulisan surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa hal penting penggunaan surat elektronik:
a. Jangan biarkan kolom subjek kosong.
b. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 KB). Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
a. Jangan biarkan kolom subjek kosong.
b. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 KB). Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
c. Jangan mengirim teruskan (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip sesuai dengan hal yang ingin disampaikan, lebih baik tidak mengutip seluruh tulisan orang itu. Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu dan dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda berteriak.
f. Gunakan huruf dan kata-kata yang mudah terbaca (Contoh yang salah misalkan mau menyampaikan “apa kabar” dirubah menjadi “4pa K4B4r”)
g. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip sesuai dengan hal yang ingin disampaikan, lebih baik tidak mengutip seluruh tulisan orang itu. Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu dan dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda berteriak.
f. Gunakan huruf dan kata-kata yang mudah terbaca (Contoh yang salah misalkan mau menyampaikan “apa kabar” dirubah menjadi “4pa K4B4r”)
g. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
3. Merencanakan, Membuat, Menguji coba dan Mendistribusikan Surat Eletronik untuk Pemasaran
a. Merencanakan
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat perencanaan yang jelas, artinya sesuai dengan target yang ditentukan.
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan surat elektronik sebagai media pemasaran yaitu:
1) Tujuan. Menentukan tujuan pemasaran menggunkan surat elektronik pastikan harus terukur. Menentukan tujuan yang jelas dan terukur membuat kita lebih mudah untuk menentukan keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik.
1) Tujuan. Menentukan tujuan pemasaran menggunkan surat elektronik pastikan harus terukur. Menentukan tujuan yang jelas dan terukur membuat kita lebih mudah untuk menentukan keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik.
2) Kesesuai antara strategi pemasaran online dan offline. Pastikan bahwa strategi online selaras dengan offline. Jika toko menjual baju renang dengan diskon 10%, pastikan bahwa promosi di toko sesuai dengan promosi yang ditawarkan secara online.
3) Konsistensi. Ketika merencanakan desain dan tata letak surat elektronik untuk pemasaran, penting dipikirkan tentang efek jangka panjang pada konsumen.
4) Waktu dan frekuensi. Penting untuk mempertimbangkan gaya hidup target pasar(konsumen), pililah waktu yang tepat dalam mengirimkan surat elektronik komersial, sebaiknya hari kerja (senin sampai jumat)atau sebelum hari-hari besar/perayaan. Jikatarget pasarnya adalah perusahaan hari Selasa dan Kamis sebelum tengah hari dapat memberikan hasil yang lebih baik daripada Senin pagi atau Jumat sore, karena saat itu target pasar disibukan oleh aktifitas pertama kerja atau berada di luar kantor.
Target yang ingin dicapai dalam pemasaran menggunakan surat elektronik dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu jangka pendek dan jangka panjang. Untuk target jangka pendek, hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik promosi yaitu:
a) Pengguna melakukan pembelian
b) Pengguna mengunduh whitepaper
c) Pengguna meminta informasi tambahan
b) Pengguna mengunduh whitepaper
c) Pengguna meminta informasi tambahan
Sedangkan untuk sasaran jangka panjang hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik nawala yang meliputi:
a) Jumlah surat elektronik yang diakses/dibaca dari seluruh surat elektronik yang dikirim(Openrate)
b) Jumlah link yang dipilih/diakses (Click-through rate)
c) Jumlah surat elektronik yang diteruskan (Number of e-mails forwarded)
d) Return on investment (ROI)
e) Penambahan data konsumen dalam basis data (Database growth)
f) Jumlah sharing pada sosial media(Number of social shares)
g) Jumlah link yang dipilih untuk membuka web tujuan (Conversion rate (activity on your site generated via email))
a) Jumlah surat elektronik yang diakses/dibaca dari seluruh surat elektronik yang dikirim(Openrate)
b) Jumlah link yang dipilih/diakses (Click-through rate)
c) Jumlah surat elektronik yang diteruskan (Number of e-mails forwarded)
d) Return on investment (ROI)
e) Penambahan data konsumen dalam basis data (Database growth)
f) Jumlah sharing pada sosial media(Number of social shares)
g) Jumlah link yang dipilih untuk membuka web tujuan (Conversion rate (activity on your site generated via email))
b. Membangun Basis data Konsumen
Agar pemasaran menggunakan surat elektronik dapat berhasil dengan baik, maka kita harus memiliki basis data (database) konsumen yang setuju untuk dikirimi surat elektronik komersial. Ijin pengiriman surat elektronik kepada konsumen harus didapatkan secara eksplisit jika tidak hal tersebut dapat menyebabkan tindakan melawan hukum yang menyebabkan perusahaan mendapatkan reputasi yang tidak baik karena pengiriman spam mail/bulk mail. Hukum internasional mengenai spam dan komunikasi elektronik bervariasi dan penting untuk diperhatikan. Untuk pedoman promosi dan hakkebebasan pengguna internet dalam bertransaksi dapat dilihat pada alamat http://www.youronlinechoices.com/
Ada beberapa cara untuk mengembangkan basis data konsumen salah satunya adalah membeli dari perusahaan penyedia basis data pengguna surat elektronik, caranya sangat mudah yaitu tinggal mencari di mesin pencari Google dengan kata kunci “email databases”, contoh alamat penyedia surat elektronik basis data:
1. http://www.infousa.com/
2. http://www.worldemaildatabases.com/
3. http://dmdatabases.com/
1. http://www.infousa.com/
2. http://www.worldemaildatabases.com/
3. http://dmdatabases.com/
Cara lain untuk menambah basis data konsumen selain membeli dari penyedia basis data adalah ketika konsumen berkunjung ke website dan melakukan pendaftaran untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan. Agar kita dapat menjaring data konsumen tanpa harus melanggar hukum yang berlaku yaitu:
1) Tambahkan link "teruskan ke teman" di bagian bawah surat elektronik untuk mendorong konsumen ikut mendistribusikan informasi kepada teman-temannya. Informasikan juga bahwa semua alamat surat elektronik yang diteruskan akan ditambahkan dan disimpan secara otomatis ke basisdata.
2) Kata sign-up (daftar) dan berlangganan nawala (subscribes newsletter) dipasang ditempat yang mudah dilihat pada halaman website. Pada saat konsumen mengisi formulir pendaftaran berikan penjelasan dengan detail tentang kebijakan privasi dan pengaturan spam agar konsumen dapat menerima surat elektronik yang dikirimkan.
1) Tambahkan link "teruskan ke teman" di bagian bawah surat elektronik untuk mendorong konsumen ikut mendistribusikan informasi kepada teman-temannya. Informasikan juga bahwa semua alamat surat elektronik yang diteruskan akan ditambahkan dan disimpan secara otomatis ke basisdata.
2) Kata sign-up (daftar) dan berlangganan nawala (subscribes newsletter) dipasang ditempat yang mudah dilihat pada halaman website. Pada saat konsumen mengisi formulir pendaftaran berikan penjelasan dengan detail tentang kebijakan privasi dan pengaturan spam agar konsumen dapat menerima surat elektronik yang dikirimkan.
3) Ketika berkomunikasi dengan konsumen baik melalui telepon atau surat elektronik, Tawarkan sesuatu yang berharga secara gratis misalkan hadiah voucher, dan tanyakan apakah mereka ingin berlangganan nawala(newsletter) bulanan dan pastikan alamat surat elektronik sudah benar dengan memeriksa sintaks.
4) Menambahkan kotak berlangganan ke proses checkout situs ritel.
5) Gunakan interaksi pada pameran dagang untuk meminta alamat surat elektronik.
6) Meminta alamat surat elektronik ketika konsumen berkunjung ke toko dengan memberikan voucher diskon
7) Bergabung di sosial media dan memberikan link belangganan nawala sehingga konsumen dapat berlangganan dengan mengisi formulir yang telah disiapkan.
8) Lakukan riset konsumen online, lakukan pendekatan menggunakan surat elektronik, beritahu di mana informasi konsumen tersebut didapatkan dan menjelaskan mengapa Anda menghubungi mereka.
9) Lakukan tes pengiriman surat elektronik untuk dapat dianalisa dan menghasilkan hal yang terbaik untuk konsumen.
4) Menambahkan kotak berlangganan ke proses checkout situs ritel.
5) Gunakan interaksi pada pameran dagang untuk meminta alamat surat elektronik.
6) Meminta alamat surat elektronik ketika konsumen berkunjung ke toko dengan memberikan voucher diskon
7) Bergabung di sosial media dan memberikan link belangganan nawala sehingga konsumen dapat berlangganan dengan mengisi formulir yang telah disiapkan.
8) Lakukan riset konsumen online, lakukan pendekatan menggunakan surat elektronik, beritahu di mana informasi konsumen tersebut didapatkan dan menjelaskan mengapa Anda menghubungi mereka.
9) Lakukan tes pengiriman surat elektronik untuk dapat dianalisa dan menghasilkan hal yang terbaik untuk konsumen.
10) Meminta ijin konsumen untuk menambahkan alamat surat elektronik dan informasi pribadi mereka kedalam basis data. Informasikan kepada konsumen apa yang mereka dapatkan dan seberapa sering mereka akan mendapatkannya termasuk apa manfaatnya.
11) Menambahkan link atau opsi unsubscribe dan signature. Link berhenti berlangganan wajib ada disetiap surat elektronik yang dikirimkan.
11) Menambahkan link atau opsi unsubscribe dan signature. Link berhenti berlangganan wajib ada disetiap surat elektronik yang dikirimkan.
Basis data konsumen tersebut dapatterdiri dari banyak tabel, salah satunya adalah tabel konsumen yang dapat berisikan record-record diantaranya yaitu:
1) Nama lengkap dan Gelar
2) Tanggal Ijin pengiriman surat elektronik
3) Sumber ijin
4) Jenis kelamin
5) Negara
6) Alamat
7) Telepon
8) Surat elektronik
9) Tempat dan Tanggal lahir
10) Frekwensi
2) Tanggal Ijin pengiriman surat elektronik
3) Sumber ijin
4) Jenis kelamin
5) Negara
6) Alamat
7) Telepon
8) Surat elektronik
9) Tempat dan Tanggal lahir
10) Frekwensi
Semakin detail informasi konsumen semakin baik karena perusahaan dapat mengirimkan surat elektronik komersial sesuai dengan kriteria konsumen. Saat memulai penjualan online jangan khawatir jika basis data yang dimiliki kecil, Karena basis data akan berkembang secara bertahap dari waktu ke waktu seiring berkembangnya bisnis yang dijalani. Basis data yang terstruktur dan memiliki record-record detail konsumen memungkinkan kustomisasi masal, Personalisasi sederhana pada pengiriman surat elektronik dapat meningkatkan hasil penjualan.
c. Merancang desain dan memilih template.
Surat elektronik yang dikirimkan ke konsumen dapat berbentuk teks saja atau HTML (hypertext markup language). Surat elektronik yang dibuat dengan menggunakan HTML dapat berisi gambar, huruf, warna dan hyperlink. Dalam membuat surat elektronik untuk pemasaran usahakan semenarik mungkin, jelas, dan sederhana. Surat elektronik yang diterima oleh konsumen dapat ditampilkan berbeda-beda, tergantung dari aplikasi yang digunakan misalnya Microsoft Outlook, Apple Mail, BlackBerry Mail atau Gmail, masing-masing aplikasi memiliki pengaturan sendiri dan aturan bisnis tentang apa yang dapat ditampilkan atau yang dianggap sebagai spam.
Surat elektronik yang dikirimkan ke konsumen dapat berbentuk teks saja atau HTML (hypertext markup language). Surat elektronik yang dibuat dengan menggunakan HTML dapat berisi gambar, huruf, warna dan hyperlink. Dalam membuat surat elektronik untuk pemasaran usahakan semenarik mungkin, jelas, dan sederhana. Surat elektronik yang diterima oleh konsumen dapat ditampilkan berbeda-beda, tergantung dari aplikasi yang digunakan misalnya Microsoft Outlook, Apple Mail, BlackBerry Mail atau Gmail, masing-masing aplikasi memiliki pengaturan sendiri dan aturan bisnis tentang apa yang dapat ditampilkan atau yang dianggap sebagai spam.
Beberapa aturan yang harus dipatuhi adalah:
1) Gunakan HTML, tanpa CSS, Dalam membuat template surat elektronik gunakan tabel untuk layout, tidak menggunakan CSS untuk pengaturan tampilan. Kode yang dibuat harus sesuai dengan aturan dari W3C( www.w3.org). Membuat desain di Microsoft Word dan kemudian mengekspor kode ke HTML sangat tidak dianjurkan karena spam filter tidak menyukai hasil ekspor dari Microsoft Word ke HTML disebabkan membawa karakter khusus.
1) Gunakan HTML, tanpa CSS, Dalam membuat template surat elektronik gunakan tabel untuk layout, tidak menggunakan CSS untuk pengaturan tampilan. Kode yang dibuat harus sesuai dengan aturan dari W3C( www.w3.org). Membuat desain di Microsoft Word dan kemudian mengekspor kode ke HTML sangat tidak dianjurkan karena spam filter tidak menyukai hasil ekspor dari Microsoft Word ke HTML disebabkan membawa karakter khusus.
2) Mengatur lebar dan jarak setiap sel secara tetap. Ketika hal ini tidak dilakukan, mail klien cenderung membuat surat elektronik sesuai dengan aturan sendiri (default) dan dapat merusak bentuk desain.
3) Jika Anda menggunakan warna latar belakang blok, pastikan untuk menyertakan 100 % lebar tabel untuk menutupi seluruh surat elektronik
4) TYPOGRAPHY aturlah ukuran font lebih besar dari 9px. Karena font dengan ukuran lebih kecil menjadi sulit untuk dilihat pada beberapa mail klien, Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca seperti Arial. Teks berwarna atau teks cahaya(glowing) mungkin terlihat secara visual mengesankan, tetapi sulit untuk dibaca dan dapat menyebabkan ketegangan mata konsumen. Jika pada bagian (tulisan) ada hal penting dapat menggunakan penebalan tulisan(Bold).
5) GAMBAR. Penambahan gambar pada surat elektronik sangat baik dari segi keindahan dan daya tarik tapi pastikan ada “alt” tag untuk semua gambar. Hal ini untuk memastikan bahwa pesan gambar masih dapat dikomunikasikan bahkan jika gambar tidak terlihat/tampil, Ingat, Hindari menggunakan gambar untuk menyampaikan konten penting.
3) Jika Anda menggunakan warna latar belakang blok, pastikan untuk menyertakan 100 % lebar tabel untuk menutupi seluruh surat elektronik
4) TYPOGRAPHY aturlah ukuran font lebih besar dari 9px. Karena font dengan ukuran lebih kecil menjadi sulit untuk dilihat pada beberapa mail klien, Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca seperti Arial. Teks berwarna atau teks cahaya(glowing) mungkin terlihat secara visual mengesankan, tetapi sulit untuk dibaca dan dapat menyebabkan ketegangan mata konsumen. Jika pada bagian (tulisan) ada hal penting dapat menggunakan penebalan tulisan(Bold).
5) GAMBAR. Penambahan gambar pada surat elektronik sangat baik dari segi keindahan dan daya tarik tapi pastikan ada “alt” tag untuk semua gambar. Hal ini untuk memastikan bahwa pesan gambar masih dapat dikomunikasikan bahkan jika gambar tidak terlihat/tampil, Ingat, Hindari menggunakan gambar untuk menyampaikan konten penting.
6) CAPITALS. Jangan menggunakan huruf kapital, terutama di baris subjek. Karena seperti orang teriak.
7) Uji coba pengiriman surat elektronik. Jangan gunakan kata "test" di barissubjek, terutama ketika mengirim surat elektronik uji coba ke beberapa rekan atau konsumen. Pastikan bahwa administrator sistem tahu bahwa Anda mengirimkan surat elektronik uji coba sehingga mereka dapat memasukan ke dalam daftar putih (surat elektronik tidak dianggap sebagai spam dan diblokir).Uji surat elektronik Anda dalam berbagai aplikasi mail client sebelum dikirim.
Desain surat elektronik merupakan salah satu bagian terpenting yang harus dibuat menjadi satu kesatuan utuh, karena hal ini berdampak pada keberhasilan Anda dalam pemasaran menggunakan surat elektronik. Desain harus terdapat call to action agar konsumen dapat berinteraksi.
Ada beberapa pertimbangan dalam mendesain surat elektronik untuk pemasaran diantaranya adalah:
1) Bentuk Tampilan
Dalam suatu penelitian telah ditemukan bahwa pengguna membaca atau memindai surat elektronik mengikuti bentuk F (Nielsen 2006).
1) Bentuk Tampilan
Dalam suatu penelitian telah ditemukan bahwa pengguna membaca atau memindai surat elektronik mengikuti bentuk F (Nielsen 2006).
2) Layout
Bantu konsumen dengan penataan isi surat elektronik ke dalam segmen, manfaatkan batas atau blok warna untuk menonjolkan dan membagi konten. Sangat penting untuk menyeimbangkan gambar dan teks dalam surat elektronik.
Bantu konsumen dengan penataan isi surat elektronik ke dalam segmen, manfaatkan batas atau blok warna untuk menonjolkan dan membagi konten. Sangat penting untuk menyeimbangkan gambar dan teks dalam surat elektronik.
Template surat elektronik adalah layout desain siap pakai yang dapat digunakan untuk surat elektronik. Membeli template surat elektronik memilikikeuntungan dan kerugian. Salah satu keuntungannya adalah harga yang murah untuk usaha kecil, fleksibel dan generik, kerugiannya tidak unik dan tidak mewakili brand suatu perusahaan. Template yang telah dirancang harus dilakukan proses pengujian menggunakan aplikasi pembaca surat elektronik (mail klien/mail berbasis web) sehingga dapat dipastikan surat elektronik tersebut tampil dengan baik. Beberapa alamat penyedia template surat elektronik gratis yaitu:
a. www.constantcontact.com
b. www.mailchimp.com
c. www.graphicmail.com/gm/features/email-templates/
d. www.activecampaign.com/templates/
b. www.mailchimp.com
c. www.graphicmail.com/gm/features/email-templates/
d. www.activecampaign.com/templates/
d. Merancang untuk preview pane
Tips untuk merancang untuk preview pane :
a. menentukan lebar surat elektronik, yang terbaik adalah 600px untuk jendela preview pane dan tinggi sekitar 300px
b. Menempatkan logo Anda menonjol dalam bagian kiri atas email dapat meningkatkan citra merek.c. Cobalah untuk memasukkan Call to Action didalam area preview pane . Dengan cara itu, jika konsumen memilih untuk tidak membaca email Anda, mereka masih akan melihat pesan utama Anda.
a. menentukan lebar surat elektronik, yang terbaik adalah 600px untuk jendela preview pane dan tinggi sekitar 300px
b. Menempatkan logo Anda menonjol dalam bagian kiri atas email dapat meningkatkan citra merek.c. Cobalah untuk memasukkan Call to Action didalam area preview pane . Dengan cara itu, jika konsumen memilih untuk tidak membaca email Anda, mereka masih akan melihat pesan utama Anda.
e. Merancang Surat elektronik untuk Telepon Selular
Dengan meningkatnya penggunaan smartphone, semakin banyak orang yang melihat surat elektronik mereka pada smartphone. Hal ini menjadi sebuah tantangan bagi pemasarkarena layar ponsel lebih kecil dari komputer (komputer pribadi) sehingga cara surat elektronik ditampilkan berbeda jauh, tidak hanya itu, perangkat mobile yang beragam, tentunya menggunakan sistem operasi dan aplikasi mobile yang berbeda pula, yang berarti setiap perangkat tersebut memiliki standar pengaturan yang berbeda.
Hal yang paling penting untuk diingat ketika merancang sebuah surat elektronik pemasaran untuk perangkat mobile:
a. Ukuran Layar jauh lebih kecil maka konten harus dibuat sesederhana mungkin dengan call to action yang jelas.
b. Lebar surat elektronik yang ideal 600px. perangkat smartphone ada yang memiliki lebar sekitar 320px (iPhone) dan 480px (Android) jadi ketika Anda menetapkan lebar gambar header harus di bawah 600px. Hindari scrolling horisontal,
c. Buat link pada preheader surat elelktronik dalam bentuk teks yang dapat diklik dan diarahkan ke versi HTML surat elektronik newsletter Anda. d. Desain surat elektronik Anda dalam sistem grid. Ini berarti konten Anda harus diletakkan dalam blok vertikal dan horizontal sejajar,
e. Sertakan teks alternatif untuk gambar Anda
a. Ukuran Layar jauh lebih kecil maka konten harus dibuat sesederhana mungkin dengan call to action yang jelas.
b. Lebar surat elektronik yang ideal 600px. perangkat smartphone ada yang memiliki lebar sekitar 320px (iPhone) dan 480px (Android) jadi ketika Anda menetapkan lebar gambar header harus di bawah 600px. Hindari scrolling horisontal,
c. Buat link pada preheader surat elelktronik dalam bentuk teks yang dapat diklik dan diarahkan ke versi HTML surat elektronik newsletter Anda. d. Desain surat elektronik Anda dalam sistem grid. Ini berarti konten Anda harus diletakkan dalam blok vertikal dan horizontal sejajar,
e. Sertakan teks alternatif untuk gambar Anda
f. Perangkat mobile yang tidak otomatis mengatur skala surat elektronik Anda ke bawah akan menampilkan konten di sebelah kiri terlebih dahulu. Pastikan bahwa konten Anda yang paling penting ditempatkan di sana.
g. Ukuran Link Tombol kurang lebih 44px agar terlihat baik pada ponsel
h. Banyak perangkat mobile memiliki layar sentuh. Maka penempatan link jangan berdekatan karena akan susah untuk diklik menggunakan jari, Untuk hasil yang baik ukuran link kurang lebih 30 s.d 45px, dengan margin minimal 15px.
g. Ukuran Link Tombol kurang lebih 44px agar terlihat baik pada ponsel
h. Banyak perangkat mobile memiliki layar sentuh. Maka penempatan link jangan berdekatan karena akan susah untuk diklik menggunakan jari, Untuk hasil yang baik ukuran link kurang lebih 30 s.d 45px, dengan margin minimal 15px.
f. Merancang Call to action
Call toaction dapat berupa teks hyperlink (disebut teks link), atau gambar yang terlihat seperti tombol. Menurut Email Experience Council, 72% suara dari pemasar surat elektronik, menyatakan bahwa, tombol lebih baik daripada link teks (Email Experience Council 2007).
g. Membuat Konten
Konten surat elektronik dapat berisikan:
1) humor
2) penelitian
2) penelitian
3) informasi
4) promosi
5) konten eksklusif
4) promosi
5) konten eksklusif
h. Uji Coba
Desain surat elekronik yang telah dibuat harus dilakukan pengujian, hal ini bertujuan agar desain yang telah dibuat dapat tampil dengan sempurna disemua aplikasi (webmail dan mail klien). Surat elektronik dapat diuji di alamat: https://litmus.com/
Ada beberapa komponen surat elektronik yang diujikan jika anda akan melakukan kampaye yaitu
1) Baris subjek
2) Asal pengirim
3) Waktu pengiriman (hari dan jam)
4) Frekwensi
5) Gambar (statis atau animasi) termasuk rasio antara gambar dan teks
6) Typografy(jenis huruf dan warna)
7) Link dan tombol (Call to action)
8) Personalisasi
9) Berhenti belangganan (Unsubscribe)
10) Halaman yang dituju ketika link di klik (Landing page)
11) Tata letak
1) Baris subjek
2) Asal pengirim
3) Waktu pengiriman (hari dan jam)
4) Frekwensi
5) Gambar (statis atau animasi) termasuk rasio antara gambar dan teks
6) Typografy(jenis huruf dan warna)
7) Link dan tombol (Call to action)
8) Personalisasi
9) Berhenti belangganan (Unsubscribe)
10) Halaman yang dituju ketika link di klik (Landing page)
11) Tata letak
Sistem pelacakan surat elektronik menghasilkan statistik yang userfriendly dan cara pengukurannya mengikuti kinerja kampanye surat elektronik yang meliputi :
1) Jumlah surat elektronik yang dikirim.
2) Jumlah bouncing (surat elektronik yang dikembalikan) .
3) Jumlah surat elektronik dibuka dan surat elektronik sampai, tetapi tidak dibuka .
4) Berhenti berlangganan
5) Teruskan ke teman,
6) Tingkat klik-tayang dan konversi
1) Jumlah surat elektronik yang dikirim.
2) Jumlah bouncing (surat elektronik yang dikembalikan) .
3) Jumlah surat elektronik dibuka dan surat elektronik sampai, tetapi tidak dibuka .
4) Berhenti berlangganan
5) Teruskan ke teman,
6) Tingkat klik-tayang dan konversi
Beberapa web untuk menguji surat elektronik Anda yaitu:
1) Memeriksa Status web pusat Surat elektronik dapat dilakukan di http://emailstatcenter.com/
1) Memeriksa Status web pusat Surat elektronik dapat dilakukan di http://emailstatcenter.com/
2) Menguji kompatibilatas surat elektronik pada mail klien dan ponsel dapat dilakukan di http://www.emailonacid.com/ atau di www.litmus.com/
4) Memeriksa Skor reputasi Sebuah surat elektronik dapat dilakukan di www.senderscore.org.
5) Memverifikasi surat elektronik agar sesuai dengan aturan privasi surat elektronik internasional dapat dilakukan di ReturnPath and Trust-e (www.returnpath.net dan www.truste.com)
Email White List adalah daftar kontak surat yang diperbolehkanditerima oleh pengguna dan tidak akan dimasukan kedalam bulk mail
i. Distribusi/Penyebaran
Dengan membuat konten bernilai, merancang desain yang tepat dan melakukan pengujian surat elektronik maka keberhasilan kampanye pemasaran menggunakan surat elektronik sudah ditangan Anda. Pengujian akan memandu Anda mengetahui kapan waktu yang terbaik untuk mengirim surat elektronik.
4. Format penulisan surat elektronik
Format penulisan surat elektronik adalah sebagai berikut:
namapengguna@domain.com
Alamat tersebut dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
a) namapengguna merupakan identitas pengguna atau ID atau nama kotak surat
b) @, dibaca “at”, yang dalam bahasa Indonesia diartikan “lokasinya diO”
c) domain.com merupakan nama domain tempat e-mail itu berada misalkan www.yahoo.com, www.gmail.com dan sebagainya.
Contoh: antonprawira@yahoo.com dibaca antonprawira at yahoo.com
a) namapengguna merupakan identitas pengguna atau ID atau nama kotak surat
b) @, dibaca “at”, yang dalam bahasa Indonesia diartikan “lokasinya diO”
c) domain.com merupakan nama domain tempat e-mail itu berada misalkan www.yahoo.com, www.gmail.com dan sebagainya.
Contoh: antonprawira@yahoo.com dibaca antonprawira at yahoo.com
5. Klasifikasi surat elektronik
Jenis layanan surat elektronik dikelompokkan dalam dua basis, yaitu:
a) Surat elektronik berbasis klien (client)
a) Surat elektronik berbasis klien (client)
Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsipenyuntingan dan pembacaan surat elektronik secara offline (tidak tersambung ke internet), dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat. Koneksi hanya diperlukan untuk melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve) surat elektronik dari mailbox.
b) Surat elektronik berbasis web
Surat elektronik berbasis web biasanya disediakanoleh penyelenggara layanan surat elektronik gratis seperti Hotmail (www.hotmail.com) atau YahooMail (mail.yahoo.com). Beberapa pengguna surat elektronik dapat membentuk kelompok tersendiri yang diwakili oleh sebuah alamat surat elektronik. Setiap surat elektronik yang ditujukan ke alamat surat elektronik kelompok akan secara otomatis diteruskan ke alamat surat elektronik seluruh anggotanya. Kelompok semacam ini disebut sebagai milis (mailing list). Sebuah milis didirikan atas dasar kesamaan minat atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan untuk keperluan diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya.
Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan surat elektronik adalah :
1. Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah
3. Compose : Menulis surat baru
4. Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail
5. To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
7. BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik
8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang terkirim
10. Spam : Surat tidak diinginkan oleh penerima surat elektronik dan
11. Reply : Membalas surat yang diterima
12. Trash : Melihat e-mail yang telah dihapus
13. Bulk : Melihat e-mail yang dicurigai sebagai spam
14. Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada
15. Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik mail klien maupun terdaftar (menjadi member) alamat yang tercantum di alamat CC kadang-kadang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu orang lain webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada surat elektronik yang akan di kirim.
1. Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah
3. Compose : Menulis surat baru
4. Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail
5. To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
7. BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik
8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang terkirim
10. Spam : Surat tidak diinginkan oleh penerima surat elektronik dan
11. Reply : Membalas surat yang diterima
12. Trash : Melihat e-mail yang telah dihapus
13. Bulk : Melihat e-mail yang dicurigai sebagai spam
14. Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada
15. Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik mail klien maupun terdaftar (menjadi member) alamat yang tercantum di alamat CC kadang-kadang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu orang lain webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada surat elektronik yang akan di kirim.
6. Membuat, mengelola dan mengirim surat elektronik
Dengan Akun Google anda diberikan akses ke layanan seperti Gmail, YouTube, dan Google+. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan surat elektronik berbasis web (gmail) adalah sebagai berikut:
a. Buka browser (internet explorer/mozila atau yang lainnya)
b. Ketikan alamat www.mail.google.com pada address bar dan tekan enter pada keyboard
b. Ketikan alamat www.mail.google.com pada address bar dan tekan enter pada keyboard
c. Pilih buat akun/Sign up
d. Isi formulir pendaftaran sesuai dengan biodata anda, jika telah selesai pilih langkah berikutnya
d. Isi formulir pendaftaran sesuai dengan biodata anda, jika telah selesai pilih langkah berikutnya
Adapun langkah-langkahmenggunakan surat elektronik adalah sebagai berikut:
a) Buka Gmail dengan alamat http://mail.google.com, kemudian masukkan mail
a) Buka Gmail dengan alamat http://mail.google.com, kemudian masukkan mail
b) Pilih Sign in. Jika id dan password anda benar maka akan tampil
c) Untuk mengirim surat elektronik pilih tombol compose. Ada kotak isian yang harus diisi
c) Untuk mengirim surat elektronik pilih tombol compose. Ada kotak isian yang harus diisi
Mengakses surat elektronik menggunakan Outlook Express 2007
Adapun langkah-langkah untuk mengakses surat elektronik menggunakan Outlook Express 2007:
1) Jalankan Outlook Express 2007 dengan cara (windows 7 pilih tombol Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Outlook 2007 atau pada windows 8 pilih icon Outlook 2007
2) Jika kalian kali pertama menggunakan aplikasi ini maka akan tampil sepertiGambar, pilihlah tombol next lalu pilihlah option yes dan tekan tombol next. Jika kalian telah selesai mengisi name, email address, password dan retype password, tekanlah tombol next. Jika berhasil pilihlah tombol finish.
Mengunduh surat elektronik dari Server
Untuk membaca surat elektronik, anda harus melakukan penerimaan(receive)surat elektronik dari server caranya adalah pilih menu tool atau tombol send/receive akun surat elektronik kalian(contoh budayasaputu@gmail.com) inbox. Jika telah selesai maka surat elektronik akan berada pada folder inbox kalian. Untuk membaca surat elektronik yang sudah diambil dari server yaitu: Pilih folder inbox pilih pre header yang ingin di baca. Untuk membalas surat elektronik yang telah dibaca tekan tombol reply dan jika kalian telah selesai mengisi maka pilih tombol send untuk mengirimkan surat elektronik tersebut. Untuk membuat dan mengirim surat elektronik baru yaitu dengan cara pilih tombol new. to: di isi ke alamat penerima, cc di isi jika akan ditembuskan/di kirim ke alamat surat elektronik yang lainnya, subjek di isi dengan judul dari surat elektronik yang akan dikirimkan dan isikan konten surat elektronik kalian dibagian body(kotak putih dibawah subjek).
Beberapa menu yang sering digunakan dalam pengeditan konten surat elektronik saat membuat surat elektronik yaitu:
a) Tab Message
a) Tab Message
Pada menu message terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, menempelkan dan salin format suatu ketikan.
2) Basic Text yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis,warna huruf, paragraf, penomoran.
3) Names yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mencari dan memasukan kontak ke header dari surat elektronik.
4) Include yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: menyisipkan file, menambahkan file surat yang telah dibuat, menambahkan kartu nama, kegiatan dalam kalender dan signature.
5) Option yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: penanda surat sudah di kirim, dan keamanan.
6) Proofing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: pengecekan ketikan.
b) Tab Insert
Menu insert terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Table memiliki fungsi untuk membuat table.
2) Illustrations memiliki beberap fungsi yaitu untuk memasukan gambar, clip art, bentuk, smartArt dan grafik.
3) Links memeliki beberapa fungsi yaitu membuat hyperlink(pindah ke suatu halaman) dan bookmark.
4) Text memiliki beberapa fungsi yaitu membuat text box, word art, drop capdan memasukan tanggal, waktu dan objek.
5) Symbol memiliki beberapa fungsi yaitu membuat rumus matematika (equation), symbol, garis horizontal.
c) Tab Format
Pada menu Format Text terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, paste dan salin format.
2) Font yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis, warna huruf, merubah ketikan menjadi tebal, miring dan garis bawah,pangkat (super script), subscript.
3) Paragraph yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur paragrap, numbering, bullet, line spacing border.
4) Style yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur style ketikan yang telah dibuat.
5) Zoom yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: memperbesar area kerja.
6) Editing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: untuk mencari, mengganti ketikan dan memilih objek.
2) Basic Text yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis,warna huruf, paragraf, penomoran.
3) Names yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mencari dan memasukan kontak ke header dari surat elektronik.
4) Include yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: menyisipkan file, menambahkan file surat yang telah dibuat, menambahkan kartu nama, kegiatan dalam kalender dan signature.
5) Option yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: penanda surat sudah di kirim, dan keamanan.
6) Proofing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: pengecekan ketikan.
b) Tab Insert
Menu insert terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Table memiliki fungsi untuk membuat table.
2) Illustrations memiliki beberap fungsi yaitu untuk memasukan gambar, clip art, bentuk, smartArt dan grafik.
3) Links memeliki beberapa fungsi yaitu membuat hyperlink(pindah ke suatu halaman) dan bookmark.
4) Text memiliki beberapa fungsi yaitu membuat text box, word art, drop capdan memasukan tanggal, waktu dan objek.
5) Symbol memiliki beberapa fungsi yaitu membuat rumus matematika (equation), symbol, garis horizontal.
c) Tab Format
Pada menu Format Text terdiri dari 6 grup yaitu:
1) Clipboard yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: melakukan salin, paste dan salin format.
2) Font yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur ukuran, jenis, warna huruf, merubah ketikan menjadi tebal, miring dan garis bawah,pangkat (super script), subscript.
3) Paragraph yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur paragrap, numbering, bullet, line spacing border.
4) Style yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: mengatur style ketikan yang telah dibuat.
5) Zoom yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: memperbesar area kerja.
6) Editing yang didalamnya terdapat beberapa fungsi yaitu: untuk mencari, mengganti ketikan dan memilih objek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar